信頼のCSRコンサルティングを提供するダイヤル・サービス株式会社 法人向け通報・相談サービス
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貴社の内部通報は機能していますか?

通報が上がってきていますか?「ウチは窓口を設けているから大丈夫」

コンプライアンス強化に取り組む企業様は、社内に通報窓口を設置されています。
しかし、従業員からすると、担当者と面識がある、利用するタイミングが合わないなどの理由から、社内窓口は利用しづらい場合も少なくありません。
従業員が利用しやすい環境を用意して、声を挙げてもらうことで初めて内部通報は有効と言えます。(下図参照)

「社内窓口と社外窓口の利用比較」

顧問弁護士を外部窓口受付先としているケースでは、かえって通報者にとっては敷居が高く感じられてしまい、通報者の声を拾うことが難しいのが現状です。声をあげられず、通報が埋もれてしまうことは、避けなければなりません。
また、通報窓口では法律に関する内容だけではなく、職場内の様々な課題提起ともなる、多岐にわたる内容が入ります。受け付ける弁護士の側でも、対応の困難を感じると言います。さらに、顧問弁護士が窓口になることで、利益相反が課題となっています。

貴社の通報制度を今一度見直ししてみませんか?

通報窓口の比較

  内部窓口 外部窓口
外部窓口会社 弁護士事務所
匿名性の確保
×

従業員同士のこともあり通報者が特定されるのでは?との心配がある。

第三者のため匿名性の担保が可能

匿名でも外部窓口会社を通して、連絡が可能

第三者のため匿名性の担保が可能

通報のしやすさ

従業員同士のこともあり通報者が特定されるのでは?との心配がある。

中立的な対応が可能なため
従業員が安心できる

窓口対応専業のため応対方法が一定している

弁護士に電話を掛けることに若干の抵抗感や敷居の高さがある

弁護士による対応ニュアンスのばらつきがある

対応可能時間

就業時間のみ

離席時は対応ができない

就業時間後や土日祝も対応が可能

×

営業時間のみ

離席の場合は対応ができない

セキュリティ

セキュリティの確保(専用個室整備)に費用がかかる。

対応者の人事異動の際の守秘義務

厳重な情報保護管理体制の下に運用可能

通信時のSSL通信

対応が弁護士事務所により様々

組織は、社会の要請に応えているからこそ存在と活動を認められているのであり、社会の要請に応えることは組織にとって当然のことです。
組織の鋭敏性、環境変化への適応度を高めていくために、通報制度は重要な意味を持ちます。日々の業務を通して社会と接している社員・従業員は、社会の環境の変化をリアルに感じることができるポジションにいます、業務環境の変化に対して、組織の活動・業務の不適応が起きていることにも、最も早く気付くことができるはずです。そこで感じた違和感、問題意識を、組織の上層部に伝える仕組みの一つとして重要な機能を果たすことが期待されるのが通報制度です。通報窓口を通して上がってくる情報を、環境の変化にともなう社会の要請の変化に関する情報として敏感に受け止め、組織の業務・活動に反映させていくことができれば、組織の環境変化への適応度は格段に高まります。

第三者窓口(民間)を利用するメリット

通報窓口の役割は、自社に関するリスクをいち早くトップに伝え、会社をよりよくすることです。
そのため、通報する側が通報や情報提供をしやすい制度設計が必要です。

民間のサービスでは、例えば通報者に安心して話してもらえるよう、電話窓口にベテランのカウンセラーを配置したり、対応時間や受付ツールの幅を広げるなどして、より利用しやすい窓口サービスを提供しています。

また、最近では、グローバルコンプライアンスが問われており、海外の関連会社等の通報制度の整備も課題となっています。そういったニーズに民間サービスは応えています。
  

ダイヤル・サービスの外部通報窓口「企業倫理ホットライン」

ダイヤル・サービスが提供する「企業倫理ホットライン」は、2003年1月に日本初の民間の窓口として開設し、以来多数の企業様にご利用いただいている外部通報窓口サービスです。
通報者が利用しやすい応対の質の高さが多くの企業様に支持されています。

1971年に日本初の電話相談窓口を設けて以来、子どもや高齢者、ハラスメント、健康、メンタルヘルス、税務・年金など様々な電話相談に取り組んできました。
長きに渡って蓄積した聴くスキルを活かし、通報者の迷いや不安な気持ちを受け止め、通報者の本音を聞き出します。 また、報告の際には、ヒアリング内容を企業が対応しやすいようにまとめた報告書を提出しており、多くの企業様にご好評をいただいております。

通報窓口の比較

サービス概要

1.受付内容

@法令およびその他の規範(ガイドライン等)違反
A社内規則や業務マニュアル違反
B社内行動規範違反 など

2.受付手段と時間

@電話(フリーダイヤル、携帯・PHSからも可)
月〜金 12:00〜21:00  土・日・祝 9:00〜17:00 ※英語対応も左記と同様(日本時間)
APC WEB(SSL256Bit対応)24時間受付(英語、中国語、韓国語)
B携帯 WEB(SSL256Bit対応)24時間受付

3.対象者

御社社員(派遣社員、パート・アルバイトなど含めるかはご相談)

4.通報受付者

産業カウンセラー、社会保険労務士の資格を持つ
電話相談員(カウンセリング業務を3年以上経験し、弊社で半年以上独自の研修を積んだ者)

5.受付方法

匿名でも実名でも受付可能
内容についての判断や回答はしません

6.報告内容

通報者が最終的に確認した内容をすべて会社に伝えます

7.弊社への報告

対応が終了したことをご報告ください

8.通報者へのフィードバック

通報者が企業に「実名」で報告することを了承した場合、
希望すれば、御社記入の対応報告書を弊社から通報者に郵送

せっかく、通報の体制を整えても、従業員に認知されていなければ意味がありません。ダイヤル・サービスでは、社内浸透を促進するための広報・啓蒙ツールの作成も行っております。ポスターや告知カードなどを通じて、通報の体制を知ってもらい、利用の仕方を覚えてもらうことで、従業員一人一人にもコンプライアンスに対する意識が変わっていきます。

従業員からの通報は、社内に共有されて対策をすることで初めて成果となります。共有された通報に対して社内担当者はどのように対応すればよいか?ダイヤル・サービスでは社内担当者を集めた勉強会や、ヒアリングや調査対応などの研修を開催し、社内担当者のスキルアップをサポートします。このように、通報窓口だけではなく、企業のコンプライアンス強化を支えるための様々なサービスを提供しています。

導入事例

通報者の主張が的確にまとめられた報告書に、サービスの質の高さを感じます

  • グループの窓口一本化に伴い、コンプライアンス違反通報はもちろん、
    労務関係の相談や個人的な悩みまで聞く体制に強化しようとしました。
    4万人と規模が大きく、相談内容も多彩であり、外部窓口の設置は必須でした。

  • 電話相談で40年以上の実績があり、信頼できる会社である点

  • 内部窓口では通報しづらい内容を外部窓口で拾うことができました。
    また、外部窓口から共有される報告書が的確で、通報者の話をしっかりと丁寧に聞いてくれたことが伝わってきます。

ダイヤル・サービスの「企業倫理ホットライン」導入後、年間の通報件数が14件→166件に

  • 2003年6月にイントラネット上にWEBとFAXによるホットライン(自社)を開設しましたが、
    以下の狙いから2006年3月に「企業倫理ホットライン」を導入しました。
    ・従業員にとって使いやすいシステム構築
    ・透明性のある運用

  • 電話相談:就業時間外に時間の制約なく相談ができるとともに、
    専門のカウンセラーが相談にのることで、利用者が安心して通報することができるという点です。

  • 「企業倫理ホットライン」導入前の2005年度の利用件数は14件でしたが、 導入後の2006年度は利用者数が大幅に伸びました。さらに,2011年度に「企業倫理ホットライン」 の制度を再度周知したことから2012年度には166件と大幅に伸びました。

■企業プロフィール
ダイヤル・サービス株式会社 [DIAL SERVICE CO.,LTD.]
〒102-8018 東京都千代田区三番町6-2 三番町弥生館4階 TEL:03-6238-7101(代表)  FAX:03-6238-7102
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